【第53号】web会議の新発見~毎日使うと少しずつ上達する~

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 今月のメルマガ              2020年6月号
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◆Web会議の新発見
 ~ 毎日使うと少しずつ上達する ~

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皆様

いかがお過ごしでしょうか。
前回メルマガ配信の時は、まだ緊急事態宣言の最中でしたが、
それもようやく解除され、電車内も車道もかなり混むようになってきました。
仕事については、抑制されていた経済活動が完全解禁になったことで、
各社が一気に稼働し始めたようです。
私のところもかなり忙しくなっています。

他方で、普段の生活はコロナ前とは大きく違っております。
私たちは、これからも「三密」には十分に注意しながら、
「新しい生活様式」を普通の日常生活にしていくことになりそうです。

また、他国がPCR検査の大量実行をしたのに、日本は検査ができませんでした。
もし症状出始めの段階でPCR検査実行をしていたら、
失った命も失わずにすんだかも知れません。
経済支援も到底先進国とは言えない状況でした。

アメリカその他先進国が短期間での現金支給などを実現したのに、
日本は例の1人10万円を支給できていないところもあります。
日本の将来のために、発想を変えて、短期間で経済支援の現金給付ができるように、
PCR検査や抗体検査も先進国並に実行できるように、
そして医療機関の方への敬意と感謝の念を示す社会になるように、
努力する必要があると感じております。

ところで、私のいる吉田総合法律事務所では、所員のテレワークを導入していますので、
平日は、毎日、所員とウェブ会議を行っています。

また、各種研修会(勉強会)やオフィシャルな重要会議もZoom開催が増えてきました。
私のところでは、Teams(有料版)、Zoom(有料版と無料版)、Skype を
使っていますが、使っていると「こんなこともできるのか?」という驚きの発見があります。

例えば、招待する側がTeams(有料版)やSkypeですと、
参加者がウェブ会議のソフトを入れていない方であっても、
こちらからメールを送信し、そのメールに書いてあるリンクや 
URLをクリックしてもらえれば、ウェブ会議ができてしまいます。
しかも、画像が鮮明できれいです。

会議参加者のウェブ会議ソフトが一致しないときには、
そして、ハードがPCとスマホといった場合には、このご招待機能はとても便利です。

Zoomでも参加者がPCの場合は同様の便利機能がありますが、
参加者がスマホの場合はこの便利機能は使えません。

また、私のところでは、ウェブ会議参加者が画面共有でワードやPDFの画面などを見て、
誰かが意見を述べて、意見交換をして、画面共有の文章を全員が見ている前で改訂し、
その改訂についてさらに全員が討議をする検討方法が可能になりました
(これはチャットを併用しながらのグーグル社内の会議方式をできる範囲で
参考にしたものです)。

これまでですと、誰かが自分のPCで作成し、それをメール送信し、
翌日あたりに他の人が自分のPCで修正履歴付きで改訂し、といった流れでした。
これだと日数がかかりますし、作成中は1人が自分のPCで行うので、
他の方は、作成者(改定者)がどのような考えで改定したかを
修正履歴から推測することになり、非効率、不正確になりがちでした。

それが、私のようなデジタル音痴でも、グーグルの会議方法を部分的に
採り入れることで、会議の生産性を上げることができるようになりました。
世の中の変化が早くて大きいですから、私も必要に迫られて、
仕事の仕方や道具が変化しています。
自分でも、やむを得ずのこととはいえ、驚きです。

ところで、私のいる吉田総合法律事務所ではホームページに
以下の記事原稿を掲載しております。

「新型コロナウイルスに関連する労務問題Q&A」ご提供について
新型コロナウイルスに関連する労務問題Q&A
当事務所のビジネス契約書の検討方針について
ビジネス契約書のチェックポイント

コロナウイルスによる労務問題は激動の4月5月が経過したから終り
というわけではありません。
また、法律問題は後から問題になることが多いので、
現時点でもホット・イシューと思います。
また、コロナ第二波への備えという意味でも重要です。

契約書も非常に重要な分野です。
有事である社会の変動期には従前のビジネスが継続できなくなり、
契約の内容変更の交渉、新規ビジネスについての契約交渉(合意)
といった平時には見られない契約の動きがあります。
そこで、この機会に契約書業務の考え方とサンプルを掲載しました。

ここまでお読みいただいた皆様に深く感謝します。

吉田 良夫

【第40号】近江商人十訓とお得意様の仕入係~私が大事にしたいこと~

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 今月のメルマガ              2019年2月
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 ◆近江商人十訓とお得意様の仕入係
   ~私が大事にしたいこと~

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皆様

お元気でお過ごしでしょうか。
最近は三寒四温ですが、まちがいなく春が近づいています。
春の到来が楽しみです。

ところで今月は私の勉強のために近江商人十訓をご紹介させてください。
(私自身が肝に銘じるためのものです)

これは「売り手よし・買い手よし・世間よし」の
「三方良し」のことではありません。
以下の十訓といわれています。

1.商売は世のため、人のための奉仕にして、利益はその当然の報酬なり。

2.店の大小よりも場所の良否、場所の良否よりも品の如何。

3.売る前のお世辞より売った後の奉仕、これこそ永遠の客をつくる。

4.資金の少なきを憂うなかれ、信用の足らざるを憂うべし。

5.無理に売るな、客の好むものも売るな、客の為になるものを売れ。

6.良きものを売るは善なり、良き品を広告して多く売ることはさらに善なり。

7.紙一枚でも景品はお客を喜ばせる、つけてあげるもののないとき笑顔を景品にせよ。

8.正札を守れ、値引きは却って気持ちを悪くするくらいが落ちだ。

9.今日の損益を常に考えよ、今日の損益を明らかにしないでは、寝につかぬ習慣にせよ。

10.商売には好況、不況はない、いずれにしても儲けねばならぬ。

この十訓のなかで、私の一番好きなフレーズは
「5.無理に売るな、客の好むものも売るな、客の為になるものを売れ。」
です。

客の好むものも売るな、というのは逆説表現です。
客のためにならない物を客が買おうとすることはよくあります。
そういうときは、客のためにならないから売りませんよ、
という意味だと思います。

ところで、松下幸之助さんの「成功の金言365 第163頁」に
「お得意様の仕入係」というタイトルで以下のことが書いてありました。
少し長いのですが、私がとても好きなところなので、引用させてください。

………

商売をするには、自分の扱う商品を十分吟味し、自信をもって
販売することが大事であることはいうまでもないでしょう。
ただその際の心がけとして、単に商品を吟味するというのではなく、
買う人の身になってというか、いわばお得意様の仕入係に
なったつもりでこれを吟味することが大事だと思います。

…中略…

だから、自分はお得意様の仕入係だと考えれば、
お得意様は今何を必要とされているか、どういう程度のものを
どれほど欲しておられるかということを察知しつつ、
そういう目で商品を吟味して、お得意様の意にかなうように
お勧めしなければなりません。

ちょうど奥さんが、晩のオカズを買いに来て魚屋さんの店先で
あれこれ物色しているうちに、魚屋の主人が、
その奥さんの要望を察しつつ、
「奥さん、これはどうです。この魚は今が食べごろ、
値段も手ごろ、ご主人にもきっと喜ばれますよ」
という具合に相手の好みにピタッと相応ずる品を選んで勧めれば、
いっぺんに決まってしまう。
奥さんも気持ちよく買い物ができるし、店も繁盛するというわけです。
魚屋さんに限らず、ほかのお店も、これは同じことではないでしょうか。

………

魚屋さんの店先の様子を想像してみます。

店先にはいろんな魚が所狭しと並んでいます。
値段はピンからキリまで。
でも、お客さんは「今日は何にしようかしら」と迷っています。
魚屋の主人はお客さんの財布と好みを知っています。
だったら魚屋の主人がお客さんに提案です。

どんなふうに提案するのでしょうか。

値段はお客さんにとって、「高すぎず・安すぎず・手頃な値段」か、
モノはお客さんにとって「高級すぎず、逆でもなく、手頃な品」か、
量はお客さんにとって「多すぎず、少なすぎず、手頃な量」か
奥さんに「料理法」をアドバイスした方がいいと思ったら、ちゃんと料理法まで提案しているか
奥さんの家族にとって楽しい夕食になると信じるものを提供しているか

奥さんは喜んで買うことでしょう。
そして、おいしくて楽しい家族の夕食ができあがりです。

これは、近江商人十訓の
「無理に売るな、客の好むものも売るな、客の為になるものを売れ。」
を幸之助さん流の言い方で教えてくれたものだと思います。

私は肝に銘じることにいたします。

ここまでお読みいただいた皆様に深く感謝します。

吉田良夫

[第14号] 仕事をするとき、させるときの心構え~心身をまもるために~

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吉田良夫メールマガジン [第14号]
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今月のメルマガ              2016年10月
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仕事をするとき、させるときの心構え
~心身をまもるために~

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皆様

残暑だなぁと思っていたら、もうすっかり秋模様になりました。
日差しや日没時間などからも秋を感じることができます。
皆様も夏から秋そして冬に向けてのご準備をされていることと思います。

ところで、今月は過重労働とそのダメージについて考えてみたいと思います。

これについては深刻なできごとも報道されており、私も皆様と同じく
どうして悲惨なことがおきてしまったのだろうかという思いを
持っております。
他方で、私は具体的な事実を詳しく把握していない、まさに一人の
マスコミ情報受領者にすぎませんから、憶測に基づく意見は
控えたいと考えています。

ただ、案件についてのコメントではなく、一般論としてであれば
皆様にお伝えしたいことはあります。

私も、企業側代理人として、従業員の方がうつ病で自殺された案件を
経験したことがあります。厳しい経験でした。

まず、長時間労働は身体に過重な負担をかけます。
また、身体の負担により脳内のバランスが不調になり、精神状態が
平常性を失う可能性が高くなります。

ですから、労災認定では長時間労働がうつ病発生の判定の重要な
要素になります。

しかし、私はそれだけではなく、長時間労働をする者が、楽しく、
やりがいをもって仕事ができているか、という要素も極めて
重要な要素だと感じています。
楽しい、やりがいがある、夢中になってしまう、という状態ですと、
ある程度の長時間労働をしてもアドレナリンがでて、心身が負担に
耐えることができる場合もあります。

もっとも、そのような場合であっても、「ある程度」という枠を
超える状態になると、負担は負担ですから、心身に大きなダメージを
与えることになります。
ですから、注意が必要です。

つまり、楽しい、やりがいがある、夢中になるといった状態で仕事をしても
(仕事をさせても)、そういった状態を長く継続することは危険であり、
休息は不可欠なんですね。

一般論ですが、他人からの指示だけではなく自分の判断とか意見も
ある程度取り入れてもらえる状況のときは、アドレナリンが出やすく、
心身もタフな状態になりやすいです。
(でも、やっぱり無理は禁物ということは前述のとおりですが。)

他方で、もしも、嫌々ながら仕事をするという状態ですと、
アドレナリンも出ません。そのため、そのような状態のときは
注意が必要です。
そのうえ、批判され、けなされ、プライドがずたずたになりながら、
という状況であれば、さらに厳しい状態になるはずです。

やはり、長時間労働のときは、(残業代という問題について
今回は省くとして)、本人を含む周囲が心身の安全を強く意識して、
指示をしたり、仕事をすることが大事になります。

そこで、思い出すのが、山本五十六の有名な言葉です。

**********************************************
やってみせ、言って聞かせて、させてみせ、
ほめてやらねば、人は動かじ。

(そして、この言葉には続きがあるそうです。)

話し合い、耳を傾け、承認し、任せてやらねば、人は育たず。
やっている、姿を感謝で見守って、信頼せねば、人は実らず。

含蓄のある言葉ですね。
私も肝に銘じ、すこしでも世の中の役に立てるように努力したいと思います。

今回もお読みいただきありがとうございました。
今後、皆様が私に書いてほしいと思うことがあれば是非返信戴ければ幸いです。
今後とも努力いたしますので、次回もどうかよろしくお願いいたします。

 

吉田 良夫

[第7号] ホウレンソウの効用と注意点

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吉田良夫メールマガジン [第7号]
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今月のメルマガ              2016年3月
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●ホウレンソウの効用と注意点

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こんにちは。
メルマガ第7号です。

2月中旬頃には第7号を出すつもりだったのですが、いつのまにか
3月に入ってしまいました。
もう公園では桜が咲き始めています。
皆様のご近所でも、早咲きの桜がほんのりと木々に桜色の彩りを
添え始めているものと思います。

今月は、私がセミナー講義をする際によくお話しする
「ホウレンソウ」についてです。

セミナー前は「ホウレンソウ」なんてコンサルタントの講義で
聞き飽きているよという雰囲気もあるのですが、講義後のアンケートで
好評をいただくことが多いので、今回はこれを題材にすることにしました。

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●ホウレンソウの効用と注意点
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ホウレンソウ、つまり、報告・連絡・相談は仕事の際によく言われますね。

これは、①組織内での上司と部下の間のコミュニケーションの場合と、
②別組織に所属する者同士ではあるが、一定の目的のために協力して
仕事をする間柄のコミュニケーションの場合があります。

クライアントと弁護士は典型的な後者の関係ですね。

そして現在の我々はコミュニケーションのときにはよくメールを使います。
ビジネスでコミュニケーションの際にメールを全く使わないというのは
「まれ(ほとんどない)」です。

ですからホウレンソウはメールとセットになっています。

では、面談の際の情報量と、電話の際の情報量と、メールの情報量は
どうなっているでしょうか。

私はイメージを明確にしてもらうために、

面談の際の情報量を10だとすると、電話はお互いに事前に何時に
何を話し合うという約束をしたうえでの会話であっても最大で
5以内で、メールはせいぜい1程度だと説明しています。

また、電話は事前の約束なしで相手と話をするときは、関係の良好な
者同士であっても、話が「つたわりにくい」ということがありがちです。
そのうえ、携帯電話で音声の音質が悪いという場合では、なおさら、
情報量が少なくなります。

ましてやメールは、面談や電話に比べて情報量の少なさは歴然としています。

相手がきちんと読んだのか、読んでしっかりと理解したのか、
メールの内容について質問や疑問があるかどうか、といった面談や
電話だと直ぐにわかることがわかりません。

ですから、メールだけでホウレンソウをすると、非常に少ない情報量で
コミュニケーションを完結することになり、本来の目的(仕事)が
失敗してしまうとか、トラブルを誘発するリスクが高くなります。

私は、その原因の一つとして、「メールだけで指示をすると、指示を
受ける側は指示をした者の指示内容(やってほしいこと)を誤解しやすく
なる」ということがあると思っています。

せめてメールの前か後で、電話か、立ち話程度でもいいから口頭で
説明をしてくれれば(私は「立ち話ミーティング」の意味で
「立ち話MT」と名付けています)、何をすればいいかがわかるはずです。

しかし、それすらないことが実際は多いので、やっぱり誤解が生じやすいのです。

これを別の言葉でいうと

①実際は上司が指示しても、部下は「実際は理解できていなかった」。
しかし、両者はそのギャップを認識していなかった。

ということです。

同じことは、上司が部下から報告を受ける際の、報告内容の確認の
ときにも当てはまります。

②部下から報告があがった。
しかし、上司が適切に質問し確認すれば部下は「適切な報告を
することが可能だった」が、上司が確認しなかったので部下は
不適切な報告をしたことに気がつかなかった。

例えば、

部下から報告のメールが来ます。

上司は「そのメールをしっかり読んで確認する」といいたいところですが、
上司も忙しいので、「よし、メールと添付ファイルはきちんと届いたな。
これでこの話は前に進めることができる。」ということで、内容の吟味が
不十分になるときがあります。

また、部下は上司に報告する際には、自分の持っている情報のほんの
少ししか提示していません。ですから内線電話(社内携帯)や立ち話MTで
メール内容の検証をするという確認態度は有益です。

人間はどうしても、検査する人への納品はきちんと行いますが、検査すら
しない人への納品は忙しいときは、品質を不十分にして体裁だけ整えて…
ということにもなりかねません。

部下からすると、自分の努力をしっかりと見てくれる人と、そうではなくて、
自分の努力をきちんと見てくれない人とでは、どうしても熱の入り方が
違ってきます。

したがって上司は上司の責務として、部下からもらった報告にはちゃんと
接する必要があります。
ですが、そうは言っても、上司も忙しいですね。

そこで、せめて内線電話(社内携帯)や立ち話MTをすることで、
「気持ちのこもった納品チェック」をすることが効果的だと思うのです。

最後に一言。

ホウレンソウのメリットはなんでしょうか。

それは、①効率と業績の向上 と ②トラブルが起きにくくなる
(トラブルの発生可能性が減少し、かつ、その損失が小さいものになる)、
ということです。

私はホウレンソウがしっかりしている組織は、危機管理が充実していて
(つまり危機に強い)、それだけでなく、平時の業績が右肩上がりで
向上しているはずだと信じています。

それだけ効能のあるホウレンソウですから、その活用は大事なことです。

今回のメルマガでは、私の考えている「ホウレンソウ論」を書かせていただきました。

今回もお読みいただきありがとうございました。
次号もどうかよろしくお願いいたします。

 

吉田 良夫